casalwinit: aula;creación de la empresa

AULA

Introducción
Al crear una empresa, con el montón de trámites burocráticos que debe uno cumplir, es altamente probable que no se dé la suficiente importancia a toda una serie de aspectos legales en los que la nueva empresa queda involucrada y que pueden afectar al desarrollo posterior de la empresa.

En ocasiones es por desconocimiento del emprendedor (eufemismo que muchas veces se usa para esconder la desidia en informar por parte de la Administración), en ocasiones por el propio desinterés de éste en dedicar un valioso tiempo a estas cuestiones, el hecho es que en la puesta en marcha de una empresa y su posterior desarrollo se van adquiriendo una serie de obligaciones de tipo legal sobre las que conviene, al menos, tener una idea de que existen.


Constitución de una sociedad
Crear una empresa significa muchas veces constituir una sociedad mercantil. El enredado sistema de trámites para la creación de esa sociedad es el reflejo del hecho jurídico de la creación de una sociedad mercantil con personalidad propia, y por tanto, con derechos y obligaciones frente a terceros.


Aspectos Mercantiles
Una sociedad mercantil debe constituirse formalmente para adquirir personalidad jurídica. Esto implica la formalización, entre otros trámites, de una escritura de constitución según las normas recogidas en distintos textos legales.


Permisos y Registros
Además de los trámites para crear una sociedad será normal estar obligado a inscribirse en determinados registros o solicitar la concesión de determinados permisos para iniciar o desarrollar una actividad. En este punto, la dificultad mayor está en averiguar cuáles son los permiso a obtener del Estado -y sus Ministerios-, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, etc.

Uno de estos registros es el Registro Mercantil donde no sólo será obligatorio inscribir la empresa en su fundación sino que regularmente deben presentarse los libros oficiales para su legalización.


Responsabilidad Limitada
En la mayoría de las formas societarias que se usan para crear una empresa existe una limitación de la responsabilidad de los socios a las aportaciones que han realizado. Sin embargo, a efectos prácticos, en caso de tener que solicitar créditos u otro tipo de operaciones, es normal que los socios deban avalar a título personal estas operaciones. Esto es importante, pues los problemas que puedan surgir en la empresa se trasladarán automáticamente al patrimonio de los socios.


Relaciones laborales
La empresa, más tarde o más temprano, deberá contratar terceras personas para el desarrollo de su actividad. Entonces aparece en escena el Derecho Laboral al cual también se encuentra sometida la empresa en relación con sus trabajadores.


Contratos de trabajo
Por definición toda relación empresa - trabajador se encuentra sometido a un contrato de trabajo (en caso de no existir éste, se considera verbal y con carácter indefinido). Además la reglamentación laboral puede obligar a registrar esos contratos de trabajo y a cumplir un sinfín de trámites. Como quiera que en caso de discrepancias, la Ley favorece explícitamente al empleado en detrimento de la empresa conviene tener muy claras las obligaciones que se adquieren en este sentido.

En importante saber que la reglamentación laboral no sólo implica obligaciones para la empresa y derechos para el trabajador sino también a la inversa. Una correcta información en este sentido es la mejor manera de evitar difíciles situaciones posteriores.

Convenios colectivos
No sólo basta con ponerse de acuerdo con un trabajador. Es posible que la empresa se encuentre sometida a las decisiones adoptadas en negociación colectiva y formuladas en los denominados convenios colectivos.

Así si una empresa desarrolla su actividad en un determinado sector, éste puede estar regulado por un convenio que establezca unas reglas distintas a la norma general (normalmente, más específicas y favorables al trabajador).


Relaciones comerciales
En el desarrollo de la actividad económica de la empresa ésta se relacionará con otros dos "actores": sus clientes y sus proveedores. Para garantizar un mínimo de protección a todas las partes se han ido desarrollando normas y leyes a las cuales quedarán sometidos las operaciones mercantiles.


Clientes
Las operaciones habituales de la empresa están reguladas por las normas del Código de Comercio y resto de legislación mercantil. En la mayoría de operaciones la buena fe entre las partes es el mejor modo de hacer las cosas, pero esto no es óbice para conocer los compromisos que se adquieren en la venta de productos o prestación de servicios: información, garantías, medios de pago, etc. son todos aspectos que encierran obligaciones y derechos de tipo legal que conviene conocer.

Un tipo especial de clientes son los consumidores. Las normativas para proteger al consumidor de abusos implican una serie de obligaciones a la empresa cuyo incumplimiento puede traer muchos quebraderos de cabeza en caso de problemas.


Proveedores
Dado que nosotros somos los clientes de los proveedores es lógico que las mismas consideraciones anteriores sean aplicables en el trato con los proveedores.

Un tipo especial de proveedores son los bancos (en las 'n' formas en que se presentan). Los bancos suelen abusar de su posición de fortaleza y muchas veces obligan a la nueva empresa a aceptar condiciones legales totalmente perjudiciales para esta. Conviene estar muy atentos a los pactos que se alcancen con estas entidades.


El Estado
Otro "agente" importante con el que topará la nueva empresa es el Estado. Las relaciones legales con el Estado son complejas, máxime cuando es son juez y parte al redactar las leyes e "imponer" los impuestos.


Hacienda
La Hacienda Pública tiene una finalidad recaudar impuestos. Para ello emite toda una compleja normativa fiscal a la que las empresas quedan obligadas. Además de las correspondientes liquidaciones de impuestos (que la empresa debe realizar aceptando el coste que ello implica), Hacienda también obliga a presentar información relativa a terceros (clientes, proveedores, empleados, etc.) para facilitarles su tares de control fiscal.


Otros organismos
Otros organismos estatales, como la Seguridad Social pueden imponer obligaciones y emitir disposiciones legales a las que la empresa queda sometida. La complejidad de estas normativas no exime de su cumplimiento por lo que muchas veces no queda otro remedio que ponerse en manos de profesionales para cumplir con las obligaciones legales de estos organismos.


Otro tipo de cuestiones
La lista anterior, lejos de ser completa, pone de manifiesto la enorme cantidad de relaciones de tipo legal que se establecen en una empresa en el desarrollo de su actividad ordinaria.


Seguros
En determinadas profesiones conviene suscribir seguros para atender las mil y una contingencias que puedan surgir en la actividad del negocio: responsabilidad civil, transporte de mercancías, riesgos crediticios, etc.


Comercio internacional
El comercio internacional complica todavía más las cuestiones de tipo legal al tener que atender más de una legislación de un país. Impedimentos para reexportar mercancias aun país determinado, problemas de doble imposición, trámites aduaneros, etc.son aspectos a tener en cuenta en el momento de querer hacer negocios en el extranjero.


Liquidación
Y por si fuera poco, en el caso de decidir cerrar la empresa por la razón que sea, siguen existiendo estas obligaciones legales y algunas nuevas. No basta con "cerrar la puerta" y desaparecer sino que hay que realizar el proceso de liquidación de la empresa, atendiendo todos los compromisos adquiridos con empleados, clientes y proveedores. En caso contrario, los responsables de la empresa pueden resultar directamente responsables de estas obligaciones.

En definitiva, son muchos los aspectos legales en los que nos veremos envueltos al crear la empresa.

Conviene, pues, no perderlos de vista y mirar siempre de reojo para advertir cuales son las implicaciones de tipo legal en las que incurrimos a medida que vamos desarrollando en negocio.

Abril 1999.
Fuente del documento: Odisea Web. - www.OdiseaWeb.com


style="color: rgb(104,121,136)">¿Cúanto cuesta crear una empresa?
Una vez el emprendedor ha dado unas cuantas vueltas a su idea y empieza a creer que la cosa puede llegar a funcionar se encuentra con una de las dudas que más le pueden desorientar hasta el punto de abandonar la idea. La pregunta es: ¿cúanto cuesta crear esta empresa?

style="color: rgb(104,121,136)">En realidad, detrás de la pregunta de cúanto cuesta crear una empresa se esconden varios interrogantes distintos, complejos y para colmo, demasiado importantes para responder a la ligera. En el fondo, el emprendedor se está preguntando:
¿Cuánto dinero tengo que "movilizar" en el proyecto?
Si no tengo suficiente dinero ahorrado, ¿cómo puedo conseguir el resto?
Y, si esto sale mal, ¿cuánt o puedo llegar a perder como máximo?
Demasiadas preguntas sin una respuesta exacta.
La forma más sensata de abordar esta cuestión es, como siempre, simular en el Plan de Empresa la puesta en marcha del proyecto, con varias modalidades si cabe, y tratar de calcular con el máximo acierto el coste económico que puede representar.


Etapas en la creación de la empresa
Imaginemos, por tanto, que el emprendedor decidiera llevar adelante el proyecto sin tener problemas de dinero. ¿Qué pasos daría para poner en marcha la empresa?.
Es probable que la idea necesite validarse, aún parcialmente, en forma de algún prototipo.

Habrá que "investigar" un poco como está el mercado. Tal vez, hacerse con alguna licencia o registrar una marca. Desde luego, dar forma jurídica al proyecto. ¿Y alquilar un local?,

¿y contratar a alguien?, etc, etc.

En la creación de la empresa podemos distinguir una serie de etapas más o menos definidas, cada una de las cuales implican un determinado coste o inversión, en definitiva el concurso de "dinero". Analicemos, pues, cada una de estas etapas desde el punto de vista de su coste


Actividades previas
En determinados proyectos, normalmente relacionados con alguna invención o producto "fabricable", suele ser necesario realizar algún prototipo para demostrar la factibilidad de esa idea de producto. Además esto puede resultar útil para atraer inversores externos.

En estos casos, este desarrollo previo puede tener un coste ciertamente elevado con el agravante de que todavía no puede imputarse a la empresa y deberá ser, por tanto, el emprendedor quien asuma, de entrada, ese coste. (Más tarde podrán imputarse estos costes a la empresa recien creada, pero eso será así solamente si la empresa se llega realmente a constituir.)

Otra actividad previa habitual consiste en realizar un estudio de mercado con mayor o menor rigor. De nuevo, tanto si es el propio equipo emprendedor quien realiza esta actividad como si se contrata a "profesionales", el coste puede ser ciertamente alto: viajes, encuestas, tiempo y gastos de investigación y desarrollo, etc.

Conviene identificar y valorar lo más detalladamente posible estos costes, pues es posible que de estas actividades previas se llegue a tomar la decisión, incluso, de no poner en marcha el proyecto. Una valoración previa aproximada, dará al emprendedor una idea de la "primera apuesta mínima" que deberá realizar antes de lanzarse a la "apuesta definitiva".


Constitución de la empresa
Una vez se tiene claro cual es el producto o servicio que se va a desarrollar hará falta un "marco" jurídico desde donde desarrollar esa actividad. Bien sea de forma personal bien sea a través de un sociedad habrá que "constituir" la empresa. Estos trámites tienen un coste económico, a veces importante en relación al tamaño del proyecto. Conviene tenerlos en cuenta, pues una cosa es que opinemos que son innecesarios o una traba administrativa inútil y otra cosa es que sean gratuitos. Tanto si estos trámites los realiza el propio equipo emprendedor como si se contrata a un profesional para su gestión pueden representar un gasto importante, tanto en dinero como en tiempo, que debe tenerse en cuenta en la previsión de tesorería de la primera etapa del negocio (y en el calendario de puesta en marcha).

En este caso conviene dedicar tiempo a detallar los pasos y trámites a realizar calculando sus costes asociados. Si bien solamente se deberá crear una vez la empresa conviene que esta etapa no termine afectando al resto de tareas que el emprendedor deberá abordar posteriormente. Lamentablemente lo peor del proceso de puesta en marcha de una empresa es que si se hace bien no tiene, en principio, mayor repercusión en el desarrollo a largo plazo del proyecto; pero si se hace mal...


Establecimiento
En la mayoría de los casos, con la empresa constituida no hay suficiente para empezar a trabajar. Hoy en día resulta difícil, por ejemplo, concebir un negocio sin la presencia de, al menos, un ordenador. Y si se pone un ordenador, no estaría de más constratar el suministro eléctrico y, ya de paso, el de agua por si hay necesidad de ir al baño a lo largo del día. ¿Alguien ha dicho teléfono?

Poner en marcha un negocio, incluso un negocio "virtual" en Internet implica contratar una serie de servicios e incurrir en unos gastos que deberían preverse con el máximo detalle pues una vez "se ha empezado" resulta muy desagardable tener que empezar a desembolsar dinero en cuestiones que no estaban previstas. Tal vez, parte de la sensación que tienen algunos emprendedores de que todo el mundo pretende aprovecharse de que empieza un negocio tenga su origen en esta falta de previsión.


Inversión inicial
Si, además de todos estos gastos, hay que alquilar o comprar un local, dotar al negocio de maquinaria especial, llenar las oficinas de mobiliario y material de oficina, o comprar productos para el almacen, estamos ante otro capítulo importante en el análisis del dinero implicado en la puesta en marcha del proyecto.

Desde un punto de vista contable, algunos de estos conceptos pueden no ser gastos, pero desde el punto de vista del bolsillo del emprendedor representan un capítulo muy importante capaz de agotar la capacidad financiera del equipo emprendedor y limitar el margen de maniobra del proyecto en las primeras etapas de su desarrollo.

Otra difcultad añadida en este caso es la de calcular el "tamaño óptimo" de esta inversión inicial. Después de todo, tanto se puede abrir la tienda con el almacen lleno como con solo la mitad del género. Y en este sentido, muchos emprendedores optan por la fórmula de cuanto menos mejor. Cuántas empresas se han constitudo como Sociedad Limitada con un capital de 500.000 pta. por la simple razón que era "lo mínimo que había que poner para empezar". Desde luego, así de entrada y sin mayor argumentación, este razonamiento no dice mucho a favor del afán de planificación del equipo emprendedor. Una cosa es que se quiera ser conservador en la forma como aplicar el capital disponible y otra es que el capital inicial deba ser, por definción, el menor posible.


Lanzamiento
Además de preparar el negocio para empezar a trabajar en las condiciones óptimas (o sea, realizando una correcta inversión inicial) puede ser necesario dar un empujón inicial "especial" al negocio para que este empiece a rodar. Determinados proyectos requerirán una campaña publicitaria inicial para atraer los primeros clientes y dar a conocer el proyecto. Este puede ser otro coste importante que deberá abordarse cuanto antes y que puede considerarse parte del proceso de puesta en marcha. Si el dinero disponible se ha agotado, por falta de previsión, en gastos (imprevistos) de creación de la empresa y en llenar los almacenes pero ahora no hay dinero para darse a conocer, el futuro del proyecto es bastante dudoso. Aunque esto no termine con el proyecto necesariamente, si puede obligar al emprendedor a tener que tomar decisiones rápidamente (¿precipitadamente?) para dotar (de nuevo) al negocio de fortaleza financiera. En muchos casos el precio a pagar por el emprendedor es elevado.

También dentro del periodo de "lanzamiento" puede ser deseable garantizar un periodo mínimo de supervivencia hasta que el negocio tome velocidad y se mantenga por si solo. En otras palabras esto significa que alguien deberá ir pagando los gastos hasta que el negocio pueda, más adelante, pagarlos por si solo con el margen obtenido de las ventas realizadas.

Este alguien es, desde luego, el emprendedor. Aquí es importante contar con una correcta previsión de tesorería para conocer, no solo con los gastos de crear la empresa sino, además, de mantenerla funcionando el tiempo que se decida, independientemente del comportamiento de las ventas. No en vano una de las pricipales causas de fracaso de las nuevas empresas es el agotamiento financiero antes de conseguir un volumen mínimo de negocio. Simple, pero fatídico. ¿Se imagina el lector la actitud del director del banco cuando el emprendedor trate de explicarle que solo es cuestión de pocos meses que el negocio empiece a funcionar pero que ahora necesita urgentemente un crédito para pagar los gastos corrientes?


Otros costes "ocultos"
En un proyecto de creación de una empresa existen una serie de costes ocultos que si bien, aparentemente, no implican movimiento de dinero por parte del emprendedor sí deben tenerse en cuenta para una correcta valoración del coste de creación de la empresa.

Es típico, por ejemplo, que el equipo emprendedor renuncie a todo o parte de su sueldo, hasta que la empresa pueda pagar esta partida. Aparte del altruismo demostrado por los emprendedores, estos deberían ser conscientes de la "aportación" oculta que cada mes realizan al negocio y que, en unos pocos, meses puede representar una cantidad importante incluso superior al capital oficialmente aportado, sin por el contrario obtener derecho a posteriores repartos de dividendos. Si bien al principio, en un equipo de emprendedores todo es ilusión y voluntad, si luego los resultados no acaban de salir como se esperaba se pueden originar tensiones innecesarias que en nada ayudarán al desarrollo del proyecto. Y es cuando estos costes ocultos salen a flote (por ejemplo, si uno de los emprendedores debe pagar una hipoteca cada mes y otro vive felizmente en casa de sus padres) es fácil desviar la atención del verdadero objetivo del negocio.

Otros costes ocultos en el lanzamiento de una empresa pueden ser el simple coste de oportunidad de haber continuado en el trabajo anterior o de haber dedicado el capital a otras inversiones más rentables (o más seguras), sin contar con las horas "extras" que probablemente deba afrontar el emprendedor.

Estos costes no suelen ser objeto de valoración en el proceso de creación de una empresa.

Si bien el cálculo exacto de su valor no parece aportar utilidad alguna, al menos, el conocimiento de su existencia puede ayudar al emprendedor a tomar mejores decisiones en la planificación de su negocio.


Conseguir el dinero
Si después de analizar todos estos aspectos el emprendedor consigue tener una cierta idea de cuanto le va a costar poner en marcha su proyecto, entonces descubrirá que apenas sabe como obtener la cantidad que ha calculado, pues ésta, curiosamente, suele ser superior al dinero que tiene ahorrado. En este momento, existen básicamente dos estrategias para adecuar el capital al proyecto (o viceversa)

La primera consiste en reducir los costes de creación. En este sentido, puede plantearse una forma social distinta, unos stocks menores o lanzarse a crear la empresa sin agotar recursos en estudios previos. A priori, ninguna de estas "técnicas" es errónea de por sí. Lo importante es no llegar a desvirtuar el proyecto introduciendo determinados cambios de tal manera que se esté creando una empresa distinta a la diseñada en el plan de empresa.

La segunda estrategia es, lógicamente, aumentar el capital disponible. Entre las "técnicas" más usuales están el convencer a la familia para que aporte dinero, buscar otros socios capitalistas, visitar (en vano) la oficina del banco de toda la vida o esperar conseguir una de esas fantásticas subvenciones públicas de las que todo el mundo habla, en especial, los políticos. De nuevo, estas alternativas son totalmente lícitas y, en el fondo, empiezan a enseñar al emprendedor que una cosa es planificar sobre papel y otra moverse en la realidad cotidiana de crear y gestionar un negocio

style="color: rgb(128,0,128); font-family: Comic Sans MS">Julio 1998.
Procedencia del documento: Odisea Web. - www.OdiseaWeb.com


Obtencion del certificado de no coincidencia
Uno de los primeros trámites a realizar una vez la cosa "empieza a ir en serio" es obtener el certificado de no coincidencia de nombre en el Registro Mercantil. Este certificado tiene la finalidad de garantizar que no vamos a constituir una sociedad con el mismo (o parecido) nombre que otra ya existente.

Para solicitar este certificado hay que rellenar un formulario simple, en el que indicamos tres posibles denominaciones de la empresa, por orden de preferencia, además de tipo de sociedad. Por ejemplo:

1) MI EMPRESA
SOCIEDAD LIMITADA

2) MI NUEVA EMPRESA
SOCIEDAD LIMITADA

3) LA NUEVA EMPRESA
SOCIEDAD LIMITADA

El formulario se puede obtener en cualquier Registro Mercantil Provincial o, imagino, en cualquier centro de asesoría a nuevas empresas y debe enviarse al Registro Central de Madrid. Una vez comprobado que alguna de las denominaciones es válida, según las normas del Registro Mercantil, nos remiten un certificado con TRES MESES de validez para que podamos constituir la sociedad. Este certificado deberá adjuntarse a la documentación de constitución de la sociedad.

Este trámite no es necesario en el caso de NO constituir una sociedad, es decir, si eres empresario individual o profesional.

Este trámite puede tardar una semana aproximadamente. El coste es de menos de 2.000 pta., a no ser que nos denieguen los tres nombres y tengamos que volver a empezar. Así que mejor hacer una fotocopia del impreso original antes de rellenarlo. Tampoco conviene poner tres denominaciones muy parecidas pues los criterios de "igualdad" de denominaciones son flexibles y a criterio del "registrador central" por lo que si una denominación no sirve, las muy similares tampoco.


Constitución de la sociedad mercantil
Con el certificado de no coincidencia del nombre y un certificado de una entidad bancaria conforme hemos depositado el capital social en una cuenta abierta para este fin ya podemos pasar por el Notario a firmar la escritura de constitución de la Sociedad.

Este trámite, lógicamente, solo se aplica en caso de constituir una sociedad. No así en caso de ser empresario individual o profesional.

Antes, sin embargo hay que preparar los Estatutos por los que se regirá la Sociedad. Los estatutos recogen la identidad de los socios, las aportaciones realizadas, la forma en que la sociedad se regirá, los pactos que los socios quieran plantear públicamente y otros detalles legales. Conviene dejar la redacción de los estatutos a un profesional (en la misma Notaría es probable que os los puedan preparar o si no, acudir a un abogado). Si no hay que hacer constar ningún detalle de especial significación bastará con unos estatutos genéricos. Para más detalles, os recomiendo comprar algún libro sobre Sociedades que seguro encontraréis en las librerías de temas de empresa.

Con todo este material se celebra el acto de constitución de la sociedad delante de notario, quien da fe pública del acto. En este momento los socios aprueban los estatutos y eligen los administradores de la empresa y esta adquiere personalidad jurídica propia. Ya existe la sociedad mercantil (bueno, casi casi).

El coste puede variar, pero podemos hablar de unas 50.000 pta. hasta 100.000 pta. depende de lo bárbaro que sea el abogado que nos redacte los textos legales. En unos quince días debería quedar todo este trámite solucionado.


Liquidación del impuesto sobre operaciones societarias
Después de conseguir un nombre sin coincidencias y constituir la sociedad ante Notario corresponde realizar un pequeño trámite que, en parte, marcará el destino del nuevo proyecto: pagar a Hacienda.

Así de entrada, la constitución de una sociedad es, por definición, un acto societario y eso está gravado con un impuesto. Es el Impuesto de Actos Jurídicos Documentados, Operaciones Societarias y Transmisiones Patrimoniales, IAJDTP para los amigos. Un cajón de sastre para recoger un montón de "hechos imponibles" por los que cobrar impuestos.

Este trámite se "tramita" en la Consejería de Hacienda de tu Comunidad Autónoma o en la Delegación Provincial de Hacienda, rellenando el modelo 600 (hasta nuevo cambio). Es un trámite relativamente simple: rellenar un impreso, hacer cola y pagar. Lo de hacer cola es importante y forma parte del trámite.

Este trámite lo podéis hacer vosotros o en todo caso no permitáis que os cobren ninguna barbaridad por él.

El importe de la deuda tributaria (sí, ya sois deudores de Hacienda) es del 1% de capital social. Así, para una empresa de capital 500.000 pta. el impuesto es de hmmm.... 5.000 pta. Existen algunas bonificaciones para cooperativas y otros tipos de sociedades. Preguntad sin manías.

En una mañana debería estar resuelto este trámite. El coste, a parte de la propia cuota tributaria es el del impreso (y el de vuestro tiempo que ya empieza a tener un precio que hay que empezar a valorar).


Inscripción en el registro mercantil y otros registros
Después de pasar por el notario, en el acto de constitución de la sociedad, hace falta realizar un pequeño trámite consistente en publicar en el Boletín Oficial del Registro Mercantil dicha constitución.

Habrá que dirigirse al Registro Mercantil correspondiente llevando una primera copia de la escritura de constitución y el documento de liquidación del Impuesto de Actos Jurídicos Documentados (pagado, claro). La copia de la escritura debe ser una copia auténtica de las que nos darán en la Notaria, no sirve una fotocopia de la escritura.

Las sociedades especiales (cooperativas, laborales,etc.) deberán darse de alta en otros registros especiales creados a este fin. Si es tu caso, conviene informarse de este punto.

Una vez publicado el registro la sociedad ya tiene definitivamente personalidad jurídica propia.

El plazo para registrar la escritura en el Registro Mercantil es de un mes a partir de la constitción y su coste es de unas 20.000 pta.

Una curiosa consecuencia de aparecer publicada la creación de la sociedad en el Boletín del Registro Mercantil, es que empiezan a llegar cantidades enormes de mailings ofreciendo servicios de mil y una clase para la nueva empresa. Hay empresas que se dedican a crear bases de datos de nuevas empresas y vender las etiquetas para que otras empresas realicen sus mailings. Por tanto, paciencia durante unos meses; al menos nuestra empresa ya existe.


Declaración censal en hacienda y obtención del cif
Terminamos en el mensaje anterior con la satisfacción (por llamarlo de algún modo) de haber conseguido constituir una sociedad mercantil a pesar de las malas intenciones del Estado para intentar que desistiesemos de ello. Sin embargo, una sociedad mercantil como la que tenemos ahora no sirve prácticamente para nada. Si queremos empezar a "trabajar" tendremos que pedir permiso a Hacienda. Dejamos atrás las cuestiones de personalidad jurídica y entramos en los trámites con Hacienda.

Este trámite lo deben realizar tanto las sociedades como los profesionales y empresarios individuales. En cierto sentido es el primer trámite que debe realizar el "autónomo".

La Declaración Censal es el trámite que habrá que cumplir para declarar ante Hacienda el inicio de nuestras actividades económicas, que ya sabemos que es un hecho imponible. Usaremos el modelo 036 (ó 037, simplificado), y aquí sí que conviene consultar con alguien que entienda un poco ni siquiera qué es lo que preguntan en ese formulario. Los funcionarios de Hacienda pueden ayudar a rellenar este formulario, pero no os aconsejo realizar este tipo de trámites directamente en el mostrador de la Delegación de Hacienda, con una cola de muchas personas esperando a que terminéis y un funcionario que, si se "equivoca", no será responsable del error.

En la declaración censal se deben tomar decisiones importantes como a qué régimen de estimación acogerse en el IRPF en el caso de profesionales y aquí, o se tienen muy claros estos temas, o hay que consultar con un experto que nos asesore correctamente. Y es que tratar con Hacienda convierte en un juego de niños el constitiur una sociedad mercantil.

Simultaneamente, a la declaración censal (y literalmente en el mismo impreso) se solicita un Código de Identificación Fiscal para la sociedad. El autónomo no requiere este paso pues ya tiene su propio NIF. El CIF obtenido para la sociedad tiene una validez de 6 meses, periodo durante el cual habrá que volver a recoger la tarjeta definitiva con el CIF de la empresa.

Para presentar este impreso hay que llevar: el propio impreso, una copia de la escritura de constitución de la sociedad y una fotocopia del DNI del socio que firme la solicitud o una fotocopia del poder notarial si es apoderado. Consejo: a estos sitios hay que ir cargados de bolígrafos, fotos recientes y fotocopias del DNI. Si bien suelen florecer chiringuitos de fotocopias cerca de las Delegaciones de Hacienda, cuando os toque buscar uno a vosotros... seguro que la máquina está estropeada 8-((.
Por cierto, este trámite es gratuito. Bueno, no os fieis. Primero, el impreso no es gratis, hay que pagarlo en caja. Segundo, acabáis de conocer a vuestro nuevo socio, Hacienda, quien sin poner un duro de capital ni una hora de trabajo se va a llevar algo así como una tercera parte de los beneficios que obtengáis. Que sean muchos y haya para todos.


Alta en el impuesto sobre actividades económicas
Una vez constituida la sociedad y declarada su existencia a Hacienda, queda un trámite para empezar a operar (o a facturar, que es a lo que vamos). Es el alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.

El impuesto sobre actividades económicas grava el "ejercicio" de cualquier tipo de actividad empresarial, profesional o artística, se obtegan rendimientos o no y se realice en un local determinado o no. La cuota puede ser municipal, provincial o nacional, según el ámbito de actuación de dichas actividades.

Substituyó entre otras a la famosa Licencia Fiscal y aún hoy se le conoce a veces por este nombre. Uno se siente como James Bond: con licencia para facturar.

El importe de la cuota se obtiene a partir de un complejo cálculo en el que entran el tipo de actividad, la ubicación del local, los m2 de este, etc., etc. La idea se basa en el extendido y democrático principio fiscal de "evitar que el contribuyente sepa de antemano cual será su deuda tributaria, para poder atizarle mejor".

Este trámite está "cedido" a algunos Ayuntamientos por lo que puede ser necesario dirigirse a la Hacienda Local para realizar el alta y el pago. Hay que tener esto en cuenta para elegir el impreso adecuado a rellenar: el 845 para cuota municipal y el 846 para provincial o nacional (no olvidar las fotocopias del DNI).

En principio, suelen existir reducciones de la cuota para los primeros años del ejercicio de la actividad.

Aunque pueden tener trampa. Cuando hace unos años solicité la bonificación de la cuota por iniciar la empresa con menos de 20 trabajadores (vaya lujo hubiera sido no poder solicitarla!!) me dijeron que, bueno, que en realidad la bonificación era para menos de 20 trabajadores ... pero más de 1 y como mi socio y yo no eramos trabajadores ... que nosotros no contabamos... que adiós a la bonificación del 75% de la cuota del primer año. Conviene consultar estos detalles con un asesor fiscal.

Como ventaja cabe citar que el trámite es "inmediato", aunque teóricamente hay que realizarlo 10 días hábiles antes de empezar la actividad, lo que en la práctica puede significar, si has tenido suerte, retrasar unos días la fecha de tu primera factura. ;-)


Alta en regimen de autónomo
Después de tener que tratar con Hacienda todavía nos queda "aclarar" nuestra situación con el segundo, pero no menos importante, sistema fiscal (camuflado) que existe en España: la Seguridad Social.

Los empresarios individuales y los profesionales, que no constituyen sociedad, deben darse de alta y cotizar en el Regimen Especial de Trabajadores Autónomos.

El "autónomo" deberá realizar la solicitud de alta ante la Seguridad Social (llevar fotocopia del alta en el IAE y sí, del DNI, otra vez). El plazo para realizar este trámite es de 30 días a partir del alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas. Desde ese momento, el emprendedor que opte por esta via comprenderá el significado de aquella expresión "pagarse los autónomos".

(Para curiosos, eso significa pagar un mínimo de unas 30.000 pta cada mes, trabajes o no, es decir, aunque estés enfermo y no factures; vamos la misma idea que el impuesto sobre actividades económicas:primero paga, y luego búscate la vida).

Este trámite -y cotización correspondiente- también lo deberán realizar los administradores y socios mayoritarios de las sociedades "que reúnan los requisitos legales". Es el resultado de la famosa Resolución de la Tesorería de la Seguridad Social de 1992 que armó un buen desconcierto y aún hoy en día sigue dando dolores de cabeza. Conviene informarse bien de esta circunstancia, aunque lamentablemente para informarse bien haya que acudir a "una de las partes".

Sin embargo, en este último caso, el hecho de estar "como autónomo" no implica que el socio de la empresa deba facturar a la empresa por su trabajo ni, mucho menos, que deba darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas para poder facturar "legalmente". Se trata de una norma que dictó la Tesorería de la Seguridad Social, en parte para impedir que un socio de una empresa se despidiera a sí mismo y pudiera cobrar el subsidio de desempleo, a pesar, claro, de que la empresa (sociedad) seguiría funcionando. Total, que para impedir el fraude de unos desalmados, optaron por fastidiar a todos los empresarios y crearon con ello un buen lío. En el fondo, no es más que la aplicación práctica del segundo gran principio fiscal que rige muchas normas: "considerar a todo empresario un delincuente, por lo menos hasta que éste consiga demostrar con su esfuerzo que, de momento, no ha cometido ningún delito".

En fin, aún quedan varios trámites pero esto ya empieza a parecer una empresa de verdad. Que nadie se desanime por toda esta lista de trámites. O ¿es que, acaso, una panda de "legisladores" van a poder con nuestra idea y proyecto?


Inscripción de la empresa en la seguridad social
En el último mensaje dejamos atrás a Hacienda para darnos de alta como autónomos, en caso de ser empresarios individuales o profesionales. Ahora examinaremos otro trámite que deben realizar tanto empresas (sociedades) como empresarios individuales.

La inscripción como "empresario" en la Seguridad Social permite obtener el número de patronal con el cual registrar las cotizaciones de los trabajadores. Este trámite hay que realizarlo antes de iniciar las actividades y empezar a contratar personal. Para ponerlo fácil, en la Seguridad Social, "empresario" es todo aquel que vaya a contratar trabajadores, sea sociedad o autónomo. Os podeis imaginar el lío que arman con sus impresos, cuando piden el "nombre del empresario" pero no encuentras donde escribir "la razón social de la empresa". En fin.

En este momento hay que indicar el sector donde "trabajará" la empresa y escoger la "mutua" que se hará cargo de la cobretura de enfermedades y accidentes de trabajo. Ahora es posible elegir entre la misma

Seguridad Social y alguna Mutua Patronal. Por cierto, fotocopias de DNI, alta en el IAE, etc, etc, vamos, que hay que llevar siempre un maletín con todos los documentos por si acaso.

Y ya sabéis consultar, consultar y consultar. De todas formas, tal vez aquí empiece a verse la necesidad de contratar una gestoría que se encargue de todos estos temas. Sin embargo no cometáis el error de dejar todo en manos de la gestoría y olvidaros sin más del tema. Preguntad qué van a hacer, qué han hecho y por qué; estáis pagando por ello. Si se equivocan -y puedo aseguraros que sí se equivocan- el error es nuestro y luego no vale decirle al inspector "es que eso lo lleva la gestoría".


Afiliación y alta en la seguridad social de los trabajadores
Vamos a continuar con los trámites en la Seguridad Social. Recordad que habíamos dado de alta a la empresa en la Seguridad Social. Además, si se trataba de un empresario individual o profesional, este ya se ha dado de alta como "autónomo". También los socios principales de una sociedad mercantil debían darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Y un "socio principal" era aquel que la Seguridad Social considerase un "socio principal". Así que habrá que enterarse bien de este punto.

Ahora les toca el turno a los trabajadores de la empresa a los que hay que "pasar" por dos trámites.

El primero es la afiliación a la Seguridad Social. Este trámite implica que el trabajador pasa a estar englobado en el sistema de la Seguridad Social Este trámite sólo debe realizarlo una vez cada trabajador. Si la persona que vamos a contratar ya ha trabajado antes es muy probable que tenga "la cartilla" de la S.S. Eso significa que ya está afiliado a la Seguridad Social y no hay que repetir el trámite. En caso contrario habrá que afiliarlo rellenando el correspondiente impreso de manera que reciba su número de afiliación a la Seguridad Social y su "cartilla".

El segundo trámite es el alta como trabajador en la empresa. Hay que rellenar otro impreso y, esta vez, no sólo no olvidarse de nuestras fotocopias, sino que también nos harán falta las del DNI del futuro trabajador. Y digo futuro porque estos trámites hay que hacerlos antes del contrato laboral.

Lo mejor de estos trámites es que ponen a prueba tu capacidad de aguantar "fuertes emociones". Para afiliar al trabajador te piden una fotocopia de su DNI. Bien. Y luego, para darlo de alta como trabajador, no sólo te piden de nuevo la fotocopia del DNI, también te piden una fotocopia del documento de afiliación que acabas de recibir en el trámite anterior!! 8-( Fracamente, espero que esto haya cambiado y esté equivocado).

Aquí de nuevo volvería a recomendar ponerse en manos de una gestoría para realizar todos estos trámites (y de paso que hagan ellos las fotocopias!!). Aunque de nuevo volvería a insistir que no os despreocupéis del tema y comprobéis que se han relizado todos los trámites y que está al día la documentación. Pagar para que os hagan unos trámites no os exime de la responsabilidad de que se hagan correctamente esos trámites.

Estos trámites son gratis si los hacéis vosotros y, normalmente, también están incluidos en la cuota mensual que os cobrarán en la gestoría.

Finalmente, acto seguido al alta de la Seguridad Social habrá que preparar los contratos laborales, pero de esto ya os adelanto que no vamos a tratar, al menos, en esta serie de mensajes.


Comunicación de apertura del centro de trabajo
Para terminar con los trámites iniciales ante la Seguridad Social nos falta comunicar la apertura "formal" del centro de trabajo donde vamos a desarrollar nuestras actividades.

Ese trámite hay que realizarlo en los primeros 30 días de iniciar la actividad en el centro de trabajo acudiendo a la Dirección Provincial (u organismo equivalente que haya instituido la Comunidad Autónoma) a rellenar el impreso de turno.

Además, deberemos adquirir y llevar a sellar los libros de Matrícula del Personal y de Visitas. El Libro de Matrícula se llevará por cada centro de trabajo y en él se anotarán los trabajadores que desarrollen su trabajo en dicho centro. El Libro de Visitas deberá estar en cada centro a disposición de la "autoridad laboral" para que pueda anotar lo que considere oportuno en caso de "visita" (o sea, inspección). Estos libros cuestan unas 2.000 pta.

Lo dicho en otros mensajes: si de algo sirve pagar a una gestoría para que "lleve las nóminas" es para realizar estos trámites incluidos en la cuota mensual que nos van a cobrar. Porque el resto de los meses su único trabajo va a ser "imprimir" las hojas de nómina y con las aplicaciones informáticas de hoy en día eso no les implica excesivo trabajo. Que su trabajo consista en resolver estos papeleos y asesorarnos correctamente a la hora de formalizar los contratos de trabajo.


Licencia de obras y de apertura
Quedan un par de mensajes para cerrar esta serie de aportaciones sobre el proceso de crear una empresa.

Esto no significa que sean los últimos en un proyecto en concreto, pues la Administración hace alarde de imaginación al crear mil y un registros especiales donde darse de alta, digamos, "las empresas distribuidoras al por mayor de productos petrolíferos importados de la CE" por poner un ejemplo que he encontrado documentándome un poco. Dejaremos estos trámites especiales para el último mensaje de la serie y vamos por estos dos "facilitos".

Cara a abrir un local, se debe solicitar al Ayuntamiento la Licencia de Obras para obtener permiso de realización de las obras que proyectemos en el local donde instalaremos el negocio. Hay que presentar una serie de documentación antes de iniciar las obras entre la que se incluyen planos y memoria descritiva de las obras a realizar. La buena notícia es que, si no hay que realizar obras, no será necesario este trámite (¿o si?). La mala noticia es que, aparte del coste, pueden tardar hasta tres meses en conceder la licencia para empezar las obras. Mucha precaución con estos trámites-trampa finales. Más de una empresa se debe haber quedado aquí.

También debe solicitarse la Licencia de Apertura. La finalidad de este trámite es verifcar que el local cumpla una serie de condiciones adecuadas al tipo de actividad que se va a realizar en él. Pueden existir mil detalles y procedimientos dependientes del Ayuantamiento en cuestión, así que no queda más remedio que informarse bien. Sobretodo, porque para obtener esta licencia pueden pasar otros tres meses. Por cierto, que nos van a pedir una lista de vecinos del local. Increíble pero cierto. En fín, hay quien todavía vive en el siglo XVII... y cobra por ello... de nuestros impuestos.

Estos trámites tienen que ver con el local y, por tanto, son aplicables a sociedades y a profesionales y empresarios individuales. Por más engorrosos que sean estos últimos y largos trámites, no hay que descuidarse.


Permisos y registros especiales
Para finalizar con esta serie de trámites para constituir una empresa faltaría añadir que existen toda una serie de permisos y registros especiales que pueden ser necesarios para la realización de determinado tipo de actividades. Son autorizaciones y permisos para ejercer actividades que impliquen riesgo de algún tipo. Así, por ejemplo, tiene toda su lógica registrar las empresas que usen determinados productos químicos o deban realizar un determinado tipo de instalaciones eléctricas o se dediquen al almacenamiento de gases, etc.

También existen registros para conocer las empresas que desarrollan actividades de tipo financiero, de seguridad, en el ámbito de la salud y alimentación, etc. Existen registros y se requieren autorizaciones para todos los gustos y, por tanto, conviene informarse de cuáles son. El problema es que el "legislador" se da por satisfecho con publicar las normas y entonces recae sobre el "legislado" el deber de conocer todas y cada una de ellas y además comprenderlas automáticamente.

Lamentablemente, mientras esperamos a que el "legislador" empiece un "Cursillo de Atención al Cliente" deberemos seguir tratando de resolver la pregunta "¿Me queda aún algún trámite pendiente?" con una buena dosis de paciencia. Despues de todo, qué remedio nos queda que estar de acuerdo en aquello de que "el desconocimiento de las leyes no exime de su cumplimiento".

Mientras tanto cabe la remota posibilidad de que algún político piense un poco -si ello es técnicamente posible- y llegue a la profunda conclusión de que la Ventanilla Única es algo simple de implantar, barato para la Administración, positivo para el país e incluso, quien sabe, rentable electoralmente. Esperaremos, pues, a las próximas elecciones; aunque vista la experiencia...

Buena suerte a aquellos que se embarquen en la constitución de una empresa y que piensen que, en el fondo, la empresa sólo se constituye una vez. Luego, habrá que gestionarla todos y cada uno de los días del año. Pero eso ya es otro tema distinto.

Procedencia del documento: Club Odisea www.OdiseaWeb.com

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